Onlangs sprak ik Jan en hij vroeg mij om hem en zijn team te begeleiden naar een nieuwe rol met zelfsturende teams. een mooie vraag, maar zo ver was het nog lang niet……
Jan is bestuurder van een grote landelijke zorgorganisatie, die zich richt op de behandeling van en de zorg voor cliënten met complexe zorgvragen. Deze organisatie is voornemens om te migreren naar een zelfsturende organisatie. De bestuurder heeft een span of control van circa tweeduizend medewerkers en zeven managers rapporteren direct aan hem. Jan is proactief, heeft een goede kennis van zorgprocessen en heeft een goed en relevant netwerk van contacten in de verschillende zorgregio’s.
Te veel zelf aan het woord
In de gesprekken met zijn managementteamleden was hij zelf veel aan het woord. Zijn managers waren minder aan het woord.
Dat is trouwens een valkuil die ik bij veel van mijn klanten tegenkomt. Ook Jan was veel te veel zelf in de operatie betrokken.
Stap 1 voor Jan was: “Hoe bevrijd ik mij van de werkvloer?.
Dus wat moest hij doen om minder aan het woord te zijn?
Wat moest hij doen om minder te sturen en hoe kon hij meer gaan neerleggen bij zijn managers?
Jan en ik gingen aan de slag. En omdat Jan zijn manier van leidinggeven is gaan veranderen, heeft hij zijn managers niet alleen meer op eigen benen gezet, hij heeft hen ook nog beter leren kennen en krijgt derhalve meer informatie.
Meer autonomie? Stel deze vragen tijdens jouw bila.
Eén van de onderwerpen, die al tot een snelle ‘quick win’ leidde, was een andere aanpak van de een-op-een gesprekken met zijn managers (de bila’s).
Jan stelde goede vragen in een vooraf opgesteld format.
Dat format hebben we samen ontwikkeld.
Afhankelijk van de antwoorden, kon hij doorvragen en/of bijstellen.
De managers moesten hun vergaderingen nu beter gaan voorbereiden. Dit was het format:
1. Hoe gaat het met je?
2. Wat ging er de afgelopen periode goed?
3. Wat zijn jouw uitdagingen en hoe heb je het aangepakt?
4. Wat heb je nodig en hoe kan ik jou daarbij helpen?
5. Waar sta je ten opzichte van de gestelde doelstellingen (bijvoorbeeld budget)?
De managers moesten hieraan in het begin erg wennen, want tot op heden hoefden zij weinig te doen ter voorbereiding van een vergadering met deze bestuurder. Hij was immers meestal aan het woord. Nu moesten zij goed nadenken over de onderwerpen die zij wilden inbrengen en die relevant zijn. Deze managers leerden het heft in handen te nemen. En het leidde tot betere en goed voorbereide gesprekken.
En Jan? Hij leerde “Less is more”. Hij stelde goede vragen, verhoogde daarmee de autonomie van zijn managementteamleden en hij was zelf minder operationeel bezig en aan het woord.
Wil je meer weten hoe je leiding geeft aan (meer zelfsturende) teams? Bestel dan mijn boek “Mijn Beste Team Ooit! In 7 stappen naar Golden Leadership”. Of maak een afspraak om (vrijblijvend) te ontdekken welke stappen jij kunt zetten.
Je kunt het boek HIER bestellen. Liever luisteren als je onderweg bent? Bestel dan het AUDIOBOEK!
