Ben ik nou de enige die hier moeite mee heeft? De laatste tijd heb ik een aantal leveranciers (privé en zakelijk) die hun afspraken en beloftes niet nakomen. En ik Hoor dit ook van klanten, die er moeite mee hebben dat bijvoorbeeld medewerkers afspraken niet nakomen. Ze reageren laat (of helemaal niet), schuiven afspraken voor zich uit of blijven vaag in hun communicatie. En het meest frustrerende?
Ze managen de verwachtingen niet.
Hoe krijgen we hen wel in beweging? Of hebben ze het te druk? Als het mij overkomt voel ik mij niet serieus genomen. Herken je dat? Het gevolg: ik blijf achter met een gevoel van onzekerheid, irritatie en extra werk.
Maar de vraag is: hoe voorkom je dit? En hoe ga jij er zelf mee om?
Waarom verwachtingen managen zo moeilijk is
Veel mensen vinden het spannend om duidelijk te zijn.
- Ze willen niemand teleurstellen.
- Ze zijn bang om ‘nee’ te zeggen.
- Of ze overschatten simpelweg wat ze kunnen waarmaken.
Het resultaat: ze beloven te veel, zeggen “komt goed” zonder erover na te denken, en komen er later achter dat ze het niet kunnen waarmaken.
Wat ontbreekt, is ownership. Eigenaarschap om helder en eerlijk te communiceren, ook als dat betekent dat de boodschap niet leuk is.
Hoe je wél verwachtingen managet
- Wees glashelder vanaf het begin
Spreek niet alleen over wat je gaat doen, maar ook wanneer en hoe. Bijvoorbeeld: “Ik lever dit document uiterlijk vrijdag 12.00 uur op. Als het later wordt, laat ik je dat uiterlijk donderdag weten.” - Zeg op tijd ‘nee’ of stel bij
Verwachtingsmanagement betekent niet alles doen wat gevraagd wordt. Het betekent: eerlijk zijn over wat wel en niet haalbaar is. - Communiceer liever te veel dan te weinig
Geef updates indien nodig. Een simpel berichtje “Ik ben ermee bezig, je hoort uiterlijk morgen meer” voorkomt frustratie en bouwt vertrouwen. - Maak afspraken toetsbaar
Geen vage beloften zoals “zo snel mogelijk”. Zeg liever: “Ik bel je dinsdag om 10 uur terug”.
En als de ander het niet doet?
Wat doe je als je medewerkers, leveranciers, partners, collega’s dit niet toepassen?
- Leg de lat neer: maak expliciet wat jij verwacht in de samenwerking, zodat de ander weet waar de grens of standaard ligt. Bijvoorbeeld: “Ik vind het belangrijk dat je me bij vertraging tijdig informeert. Kun je dat toezeggen?”
- Maak het bespreekbaar: als iemand afspraken niet nakomt, laat het niet liggen. Benoem het concreet: “Dit is de tweede keer dat ik moet nabellen. Ik verwacht dat je zelf de volgende keer het initiatief neemt.”
- Kies bewust: als iemand structureel zijn afspraken niet nakomt en jouw verwachtingen niet managet, stel jezelf de vraag: wil ik deze samenwerking eigenlijk wel? En als het één van jouw medewerkers betreft: wil je verder met deze medewerker?
De winst van goed verwachtingsmanagement
Als jij zelf verwachtingen goed managet én dat ook vraagt van de mensen om je heen, gebeurt er iets bijzonders:
- Er is minder ruis.
- Er is meer vertrouwen.
- Er ontstaan betere relaties.
- Er groeit een cultuur van wederzijds vertrouwen.
Het geeft meer rust.
Tot slot
Het managen van verwachtingen is geen “soft skill”, het is “keiharde business”. Het bepaalt of jij met de juiste mensen om tafel zit of eindeloos brandjes moet blussen.
