De afgelopen weken was ik weer druk bezig met mijn doelen, mijn planning voor het jaar, voor de weken en voor de dagen. Ik begon voortvarend en het gaf mij een goed gevoel, ik zat in de flow……
En dan is er altijd dat moment dat ik vastloop, vager word, zoek naar nieuwe wegen, mogelijkheden. Je kunt je voorstellen dat ik mij dan afvraag “Ben ik een goede planner?” Maar ook “Hoe ga ik zo goed mogelijk om met mijn time management?” Ik moet je eerlijk bekennen dat mijn antwoorden kunnen variëren. Vaak is dat afhankelijk van de flow waar ik in zit. Mijn 10 belangrijkste tips voor planning en focus deel ik hieronder met je.
Eén ding weet ik heel zeker: ik heb inmiddels járen ervaring met time management, planning en prioriteren. Ik ben (nog) altijd op zoek naar (nieuwe) systemen om het nog beter, nog efficiënter aan te pakken. En mede daarom kan ik mijn klanten er goed mee ondersteunen en hen uiteindelijk zelf laten ontdekken wat voor hen het beste werkt.
10 tips voor planning en focus
Ik weet dat er een aantal universele wetten gelden en ik weet dat het voor iedereen maatwerk is om uit te vinden wat bij jou het beste werkt. Hierbij deel ik mijn belangrijkste inzichten met je.
1. Laat je niet verleiden
Planning maken, planning volgen en dus focus houden betekent ook “laat je niet verleiden”.
Dus: als je een planning maakt en als je aan een project werkt, zet je social media berichten uit, net zoals de pop-ups van je e-mail. En zet je telefoon even op stil.
2. Wat zijn jouw rituelen?
Je weet waarschijnlijk dat grote leiders, grote ondernemers zweren bij rituelen. Bijvoorbeeld: elke dag op een vast tijdstip opstaan of elke dag een uur sporten of elke dag starten met een meditatie. Weet of onderzoek wat voor jou werkt en houd je aan jouw rituelen. De kracht van rituelen is hun voorspelbaarheid. Je doet hetzelfde op dezelfde manier over en weer. En dus is de uitkomst van een ritueel is voorspelbaar.
3. De cadans
Ik ben een zeiler en niets is lekkerder dan de cadans van de golven, het vaste ritme. Zo is het ook in het werk: bouw patronen, bouw systemen. Die voor jou werken. En die voor jouw teamleden werken. Deze kwam ik laatst tegen: maandag=visiedag, waarbij we drie mijlpalen zetten voor de week, vrijdag=reflectiedag, waarbij we terugkijken en vragen stellen als “wat ging er goed?” en “wat kan beter?”.
4. Waarom?
Wat is jouw waarom? Hoe sterker je weet waarom je iets wilt bereiken hoe beter. En dat geldt uiteraard ook voor jouw teamleden. Vraag ook hun waarom uit. Wist je trouwens dat de “waarom” vraag de meest gestelde vraag is van medewerkers? Dus het is een hele sterke motivator.
De sleutel tot goede resultaten = passie + doel. Als je je “waarom” deelt met anderen geeft dat veel energie, het werkt zelfs besmettelijk.
5. Focus op resultaten, niet op activiteiten.
Ik volgde ooit een leiderschapstraining in Maleisië en op een gegeven moment ontplofte de trainer. Hij riep naar ons “A lot of activities, but no results”. Ik schrok er van, het maakte indruk. En nog steeds houd ik dat moment voor ogen. Het helpt mij door regelmatig de vraag te stellen “Wat is het resultaat?” of “wat is het doel?”. Het helpt enorm bij de focus op duidelijkheid en het helpt om onnodige bezigheden te elimineren. Scrum technieken (overgenomen uit de software ontwikkelingswereld) kunnen hier goed bij helpen.
6. Plan je dag in 3 stappen
Stap 1: Plan – 5 minuten.
Doe dit bij voorkeur voordat je achter je computer gaat zitten, met een leeg vel papier. Schrijf op wat deze dag een succes gaat maken. Eén ding, maximaal 3 dingen.
En beslissen wat deze dag een groot succes zal maken. neem nu je agenda en plan die dingen in de tijdslots. En prioriteer ten slotte.
Stap 2: check en review -1 minuut. Het liefste elk uur. Zo houd je controle op de dag en glipt de dag niet door je vingers heen.
Stap 3 Review – 5 minuten. Doe dit aan het einde van de dag. Wat werkte? Waar heb je je op gericht? Waar heb je je laten afleiden? Hoe kun je morgen nog productiever zijn.
7. Relax
Sporters blijken het beste te presenteren als ze voldoende rust inbouwen. In de zwemsport heet dit de “Taperfase” (spreek uit ”teper”). Hersteltijd is de sleutel. Om beter te presteren, om effectiever te werken, etc. Plan dit. Als ik aan een project werk gebruik ik tegenwoordig vaak de Pomodoro techniek. Zo word ik er elke 25 minuten aan herinnerd dat ik even een break moet houden. En het helpt mij om controle te houden over mijn tijd(besteding).
8. Urgent of belangrijk?
Je kent hem vast wel: de Eisenhower kwadrant. Het maakt je er van bewust dat je je focus moet leggen op datgene dat belangrijk is, maar niet urgent. Het geeft focus, discipline, pro activiteit en geeft daardoor meer rust. Dat is in bijgaand model vak 2.
9. Plan het onverwachte
Houd lucht, ruimte in je agenda. Vooral in grote(re) organisaties worden afspraken vaak zo strak ingepland dat er geen ruimte is voor onverwachte gebeurtenissen. Geen tijd ook voor een rondje langs je medewerkers, geen tijd voor een kop koffie….
Dit levert kort of laat mega stress op. Het is één van de onderwerpen waar ik veel tijd aan besteed met mijn klanten. Hoe creëer je lucht in jouw agenda. Laat je assistent je daarbij helpen (delegeer!).
10. Slik de kikker
Het is de titel van een beroemd boekje, geschreven door managementgoeroe Brian Tracey. “Eat that frog”. De essentie is dat je het moeilijkste altijd eerst doet. Dus heb je een kikker doorgeslikt, dat is de rest van je werkzaamheden waarschijnlijk een peulenschil.
Nu ben ik natuurlijk benieuwd naar jouw planning en focus: wat werkt voor jou het beste?
Wil je je reactie onder deze blog schrijven?
