De waan van de dag. Ken je die momenten? Of zit je er nog meestal in. Je hebt misschien wel een planning, maar door allerlei zaken word je er steeds weer uitgegooid. Het afscheid nemen van de waan van de dag en het beter kunnen focussen worstelen we allemaal wel eens mee, of niet? Bij mijn klanten is het een vaak terugkerend thema.
In mijn nieuwe boek “In 10 stappen grip op groei & grilligheid” gaat stap 8 hierover:
“Stel duidelijke prioriteiten. Houd focus en ritme”. Hoe blijf je nou on track?
Zó ontsnap je uit de waan van de dag
Generaal Eisenhower (later de 34ste president van de Verenigde Staten), stond bekend als een van de meest productieve personen ter wereld. Hij is niet voor niets bestudeerd door meerdere wetenschappers om erachter te komen wat de sleutel tot zijn buitengewone productiviteit was. Het resultaat: het Eisenhowermodel. Ik pas dit model zelf al jaren toe om mij bewust te blijven van de juiste focus. Voor meerdere klanten is het de sleutel geworden tot efficiënter werken, meer focus, meer overzicht, meer discipline en meer proactiviteit. En daardoor tot meer rust. Dit is ook de manier om te ontsnappen uit de waan van de dag. Het Eisenhowermodel ziet er als volgt uit.
Vak 1: Hier horen alleen urgente, dringende activiteiten te staan, die nu moeten gebeuren: een crisis, een urgent probleem, een deadline halen, enzovoort. Klanten van mij die in een burn-out zaten, bleken vaak te veel in vak 1 geopereerd te hebben. Voorkom dat je te veel tijd in vak 1 doorbrengt, want áls het crisis is, moet je er ook wat mee. Vraag je af welke activiteiten uit vak 1 je naar vak 2 kunt verschuiven. Dat zullen vooral planmatige activiteiten zijn.
Vak: Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk opereert in dit vak. Dat is alles wat je kunt plannen. Plan het in je agenda. Voorbeelden hiervan zijn: plannen van vergaderingen, voortgangsgesprekken met medewerkers, acquisitie, werken aan een project, jouw ontspanning (sport, vakantie). Dit is het vak waarin goede leiders opereren. Het geeft overzicht, proactiviteit en discipline. Plan ook ‘doe-tijd’ in je agenda. Een voortgangsgesprek leidt tot één of meer acties, een goede vergadering vraagt voorbereiding en nazorg, zodat actielijsten kort blijven en opvolging plaatsvindt. Een valkuil voor de ‘rode’ mensen, hét werkveld voor de ‘blauwen’ onder ons. Aandacht voor vak 2 helpt om brandjes te vermijden en de waan van de dag te verminderen.
Vak 3: Hierin zitten onnodige verstoringen. Vaak opereren hier mensen die moeilijk ‘nee’ kunnen zeggen en met alle winden meewaaien.
Vak 4: De activiteiten in dit vak zijn tijdverdrijf. Bezigheden waartoe je je laat verleiden, maar die niet te maken hebben met je focus. Bijvoorbeeld het verdwalen in de verleidingen op internet. Evalueer regelmatig je activiteiten en wees je ervan bewust in welk vak je zat. Opereer je zoveel mogelijk in vak 2? Het werpt zijn vruchten af als je je medewerkers begeleidt om beter te prioriteren. Dit model geeft daarbij een goede houvast. De productiviteit gaat omhoog, de medewerkers jagen elkaar niet meer over de kling, omdat ze alles als dringend ervaren, het geeft meer rust.
Focus op resultaten, niet op activiteiten
Planning maken, planning volgen en dus focus houden (vak 2) betekent ook “laat je niet verleiden” en blijf focussen op het resultaat.
Ik volgde ooit een leiderschapstraining in Maleisië en op een gegeven moment ontplofte de trainer. Hij riep naar ons “A lot of activities, but no results”.
Ik schrok er van, het maakte indruk. En nog steeds houd ik dat moment voor ogen. Het helpt mij door regelmatig de vraag te stellen “Wat is het resultaat?” of “wat is het doel?”. Het helpt enorm bij de focus op duidelijkheid en het helpt om onnodige bezigheden te elimineren. Scrum technieken (overgenomen uit de software ontwikkelingswereld) kunnen hier goed bij helpen.
Cadeau!
Volgende week ben ik jarig en op die dag lanceer ik ook mijn nieuwe boek. En: wie jarig is, trakteert!
Op vrijdag 9 oktober om 13.30 uur houd ik een workshop over de inhoud van het nieuwe boek. We hebben besloten deze workshop online te houden in verband met de nieuwe Corona richtlijnen). We hebben daarom nu weer wat meer ruimte voor deelnemers. Meld je aan en je kunt nu (gratis) een tweede gast meenemen. Jullie zijn vervolgens ook gast op de feestelijke boekpresentatie (ook online) en ontvangen beiden het boek! Lees meer en meld je hier aan voor het cadeau.
