8 Meeting essentials voor betere vergaderingen
Hoe productief zijn jouw vergaderingen op je werk?
Zijn vergaderingen verspilde tijd? Lekt de energie weg bij de aanwezigen?
Zijn er doelen en is de structuur duidelijk?
Met veel klanten sta ik stil bij de effectiviteit en de structuur van hun vergaderingen: de ‘meeting essentials’. Vaak levert de evaluatie van de vergadercyclus veel winst op.
Daarbij gaat het meer om de randvoorwaarden dan om de inhoud van de vergaderingen.
Uit onderzoek is gebleken dat zo’n 25% van de vergaderingen wordt besteed aan zaken die niet relevant zijn.
Checklist meeting essentials
Deze stappen kunnen je helpen om je vergaderingen zinvoller, energieker en effectiever te maken:
1.Het doel
Wat is het doel, de verwachte uitkomst, van een bepaalde vergadering? Benoem het en spreek het uit. Dat levert duidelijkheid op voor alle betrokkenen, iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En als die doelstellingen worden behaald, dan levert dat een positief gevoel op.
Psychologisch gezien wordt er dan telkens een stofje in onze hersenen geactiveerd: dopamine. Omdat dat een fijn gevoel geeft, zal ook iedereen meer willen bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen. Om die ervaring weer te krijgen.
2. Voorbereiding
Ga je ervan uit dat iedereen die aanwezig is, zich ook heeft voorbereid? Het is goed om dat te controleren. Je kunt je afvragen of iemand die zich niet heeft voorbereid bij een vergadering aanwezig kan of moet zijn.
3. De tijd
Hoe lang duurt een vergadering? Hoe korter hoe beter en hoe meer energie erin blijft zitten. Een uur, een half uur, een kwartier? Dit is natuurlijk ook sterk afhankelijk van het doel van de bijeenkomst. Als een vergadering meer tijd nodig heeft, dan is het raadzaam om de vergadering in meerdere onderdelen op te delen. En tussentijds pauzes in te lassen, zodat de energie hoog blijft.
4. Planning
Volgens gedragswetenschappers is de ochtend voor de meeste mensen het meest productieve moment van de dag. Dat betekent dat het organiseren van vergaderingen in de middag meer attentiewaarde heeft. En in de ochtend heeft dan iedereen de gelegenheid om in de ochtend alle ‘must do’s’ af te werken.
5. Uitkomst
Neem besluiten en leg deze vast.
- Wat is er besloten?
- Wie is ervoor verantwoordelijk?
- Wie onderneemt actie?
- Wanneer is er iets afgerond? Wat is de deadline?
Het vastleggen van de besluiten leidt tot concrete acties.
6. Fysiek format
Zit je allemaal aan een tafel? Heb je al eens gedacht aan staand vergaderen? Inmiddels passen meer en meer bedrijven dit toe en het levert vele voordelen op, zoals: sneller beslissen, energiekere deelnemers, tijdsbesparing en het is goed voor de gezondheid. Fysieke beweging heeft direct invloed op de kwaliteit van de hersenactiviteit.
Toch liever zittend vergaderen? Dan kan gedacht worden aan korte pauzes, waarin even bewogen kan worden.
7. Rollen
Je kunt zelf voorzitter zijn, maar heb je weleens overwogen om binnen jouw team(s) de rol van voorzitter te laten rouleren? Je ontwikkelt daarmee ook jouw teamleden en je ontlast jezelf. Controleer de (gedrags)afspraken tijdens de vergadering. Bewaak de tijd. Controleer of iedereen betrokken is en aan het woord is geweest (denk aan de meer introverte deelnemers in de vergadering en vraag hen ook om hun mening).
Zorg dat besluiten genomen worden en dat ze duidelijk worden vastgelegd. Je gaat dan meer de coach worden van degenen die de vergadering voorzitten. Voor drukke managers, die vele ballen in de lucht moeten houden, kan dit een stap zijn die hen enorm ontlast.
8. Check-in-check-uit
We zijn allemaal mensen die het druk hebben en die meer aan hun hoofd hebben dan alleen werk. Mijn ervaring met vergaderingen is vaak dat iedereen binnen komt rennen en dat er overgegaan wordt tot wat er gedaan moet worden.
Een korte ‘check-in’ doet wonderen. Hoe werkt het?
Alle deelnemers vragen zich in stilte af ‘Hoe zit ik erin, wat speelt er nu?’. Vervolgens spreekt iedereen dat uit naar elkaar. Het geeft veel informatie, het maakt een vergadering altijd effectiever en persoonlijker. Iedereen weet van elkaar wat er speelt. Daarnaast creëert het onderling begrip, vertrouwen en betrokkenheid.
Aan het einde werkt een ‘check-out’ goed om een bijeenkomst af te ronden: iedereen geeft feedback en kan daarbij aangeven hoe de vergadering verliep. Het voordeel is dat alles op tafel kan komen en het geeft inzicht in het proces van vergaderen.
Hoe verbeter jij de kwaliteit van je vergaderingen?
En welke tips kun jij gebruiken en implementeren?
Wil je meer lezen? Lees dan mijn boek “Mijn beste team ooit! In 7 stappen naar Golden Leadership“.
